如何轻松成为无纸化办公室

无纸化是迈向办公室绿色环保的重要一步。许多企业都计划无纸化,这不仅是为了方便,而且是为了环境。企业需要采用某些原理和技术才能实现无纸化。文档扫描是一种这样的技术,其广泛用于减少和避免办公室中的纸质文档。使用文档扫描仪扫描传入的纸质文档并以数字方式存储。以下是企业采用的一些有趣的方法来实现无纸化,其他企业也可以采用这些方法来获得更好的流程效率和环境友好性:

数字化

成为无纸化的第一步是采用数字技术。数字化涉及技术和基础架构方面的大量工作,资源和投资。 文件扫描服务 形成许多纸质文件数字化的重要解决方案,尤其是在数字化的起始阶段。文档扫描可确保将纸质文档有效地转换为数字文档。

随着您的企业开始采用数字技术来管理信息,您可以避免打印,从而减少纸张和文具的使用。可以轻松地在任何时间轻松存储和访问数字文档,从而提高了生产率并更快地完成了涉及此类数据的流程。这样的文档可以通过电子邮件,文件传输等轻松地传输和共享,所涉及的时间和成本要少得多。

无纸化办公

通常,扫描仪会提供难以分析和处理的物理文档的数字图像。使用高级扫描仪可以提供文本和结构化信息,从而可以简化数据分析,商业智能工具和决策过程。但是这种扫描仪非常昂贵并且需要专家资源。外包是许多组织为实现数字化而普遍采用的一种选择。

外包业务

公司将涉及数字化的许多流程外包,因为这是完成数字化的最具成本效益的方法。 记录管理公司 由于他们一年四季都会定期使用适当的技术和资源来进行数据输入和处理,因此需要投资。因此,即使对于您的组织来说,数据输入或批量数字化是一次性的还是不时的,但对于外包公司而言,这是他们的核心能力。这样可以确保更好地处理信息。

外包公司不仅确保更好的数据质量,而且还以最具成本效益的方式提供可伸缩性和专业服务。这些公司帮助中小型企业和大型公司有效地实现无纸化。

技术

初始数字化过程完成后,还需要以数字方式输入和维护新数据。大多数企业购买或订阅了高效的商业智能软件来存储和处理此信息。除了这些高端软件工具之外, 文件索引 提供对数字信息的快速访问。索引可确保更快地访问文件中保存的批量信息。这样可以提高数据存储和检索的效率,即使在需要访问大量信息的情况下,也可以减少时间。需要认真考虑文档索引编制工作,以考虑访问次数最多的键列或文件或数据库中存储的信息。

外包可确保以最有效的方式进行数据输入,存储和处理,从而帮助所有类型的企业实现无纸化。


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