无纸化办公指南绿色

数字化使无纸化办公成为可能。借助可简化业务处理并提高效率和生产率的高端技术,无纸化只是数字化各种优势之一。大多数业务依靠外包的离岸扫描和索引服务来实现无纸化。 “绿色环保”的概念对于开发无纸化办公空间是令人鼓舞的。无纸化工作环境具有许多优势,例如节省资金,节省空间,使办公室更环保,文档共享容易等。

无纸化的工作环境为计划实施此概念的管理人员带来了许多好处。下面提到其中一些:

节省金钱

办公间的交流使用纸张可能很容易,但并不便宜。出于各种原因,一个普通办公室每年使用大约10,000张纸或更多。打印纸张会导致电费增加。因此,无纸化办公室有助于减少电费,从而节省资金。

随时随地访问文档

将文档数字化后,就可以随时随地对其进行访问。当企业 外包索引服务,他们确保同一文档版本可供多个人同时使用。

安全保障

是否放错了文件或丢失了文件?如果是,则无纸化办公室是维护办公室安全的最佳解决方案。使用正确的软件,可以使用密码,电子签名,用户权限等保护业务文档。

简单

从出勤开始,发送发票,订购商品,每项操作都涉及纸张的使用。无纸化办公室提供了所有的简单和舒适,避免了大量使用纸张和混乱的情况。

环保公司

环保是当今的趋势。关注这个星球的福祉并解决这个问题,使公司无纸化是偿还我们大自然的一种方式。

节省时间

当您选择 文件管理外包 您开始保存。无纸化办公室不仅可以节省金钱,还可以节省时间。由于这些文件或文档是数字存储的,因此搜索它们中的特定信息要容易得多。维护数字文档更加简单,容易,并节省了时间和空间。

节省空间

大多数公司都面临这个问题,即在哪里保存文件,堆积文件和存储成为一个挑战。办公室变得混乱,感觉更小。所有文档都可以数字化,并可以保存在远程云服务器或存储设备中,这些存储设备或设备适合我们从任何地方和任何地方访问的空间。

看看无纸化办公的好处,您一定想知道如何开始一个无纸化办公。以下是要实现无纸化的一些明确步骤:

规划文档层次结构: 应该根据创建文件夹结构的方式绘制详细的文档层次结构。

组织策划:一旦无纸化,将重新定义所有组织角色,并定义新的角色和职责。这样可以确保根据角色授权访问特定文档。

识别硬件:应相应规划所需的存储空间

识别软件:必须选择适合业务模型的软件。文档管理服务外包使公司免于繁琐的流程,因为他们可以使用提供最佳输出的正确软件。

安全计划:文件的可访问性取决于要确定的组织级别

实现方式: 无纸化办公室应进行战略性规划和认真上演。这将确保在过渡期间没有任何现有过程受到影响。

联系表

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在维持无纸化办公室的同时,需要进行定期审核和升级。它可以显着帮助自动化并提高业务关注的生产率。外包可确保整个过渡过程顺利进行,并且办公室在过渡阶段期间和之后均能平稳运行。