可以让小型企业负担文件管理的费用

小型企业不能仅仅因为预算限制而考虑利用收益最大的解决方案,而文档管理就是其中之一。大型组织会从许多服务提供商那里获得帮助,这些服务提供商最适合于他们满足关键,连续和耗时的流程的要求,以便他们可以将更多精力集中在核心业务领域。小型企业也可以使用这些服务获得一些好处,让我们讨论一些要点来决定如何负担得起。

所有可用服务提供商之间的成本比较

市场上有各种各样的服务提供商可以处理任何类型的文档,而那些成本较低的服务提供商可以被认为是小型企业的理想选择。预算紧张的组织可以针对小型高效的服务提供商。

查看服务提供商提供的功能

小型企业还应该向价格更高的服务提供商咨询。通常,昂贵的服务提供商会提供许多高级功能,而小型企业可能不需要所有功能。因此,他们可以根据需要,与外包公司联系,以提供解决方案,以防它们促成此类选择。这肯定会降低成本,并且实现这些功能所需的时间也会更少。外包公司可能分为多种类型 记录管理 流程针对大型公司,但小型组织可能只需要管理一些特定类型的记录。

文件管理

最终确定预算

在寻找外部任何服务提供商之前,公司应该准备好一个固定且确定的预算以向前发展,并有一个明确的目标是在该预算范围内找到任何外包公司。

审查预算

小型企业应向内部员工咨询有关管理文档(例如存储,访问,修改和共享)的时间和金钱因素。它还应包括解决任何与文档相关的问题所花费的时间。然后,如果需要时间,公司可以考虑外包,并从公司内部员工中减轻这一繁琐任务的负担。

考虑长期利益

通过将此任务外包,小型企业可以获得以下好处:

由于使用了类似的技术,文档的检索将变得更加容易和快捷。 文件索引。由于单个文档的多个版本,传统的文档存储方式存在一个普遍的问题。在大多数情况下,由于文件的多个版本控制,检索到的文档是错误的,并且还花费大量时间,这会影响生产率。但是,通过使用最新的方法,文档将使用不同的搜索词进行标记,这使检索过程变得更加容易。

它通过使用减少文档存储空间 文件扫描 只是可用文档的图像或图形表示。它创建了用于存储文档的基础,然后可以将其进一步用于文档转换和文档修复

  • –员工之间的共享和协作将更加容易
  • –数据是安全且私有的
  • –简化备份和灾难恢复计划

谢谢 数据索引,可以在审核以及现场审核期间轻松,快速地访问文档。根据需求,有两种类型的索引可用,它们是有序索引和哈希索引。诸如访问类型,访问时间,插入时间,删除时间和空间开销之类的因素决定了需要选择哪种索引类型。

文件扫描

总体而言,无论组织规模大小,都非常需要正确管理组织文档。由于电子文档使该过程更易于在安全的网络中的任何地方访问和处理,因此每个组织都应采用数字化技术。它将为几乎所有公司都无法避免的许多常见问题提供众多保护措施。


一个想法“小型企业可以负担文件管理系统吗?

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